Tin tức

Phiên bản E-office 3.0 là bước đột phá trong quy trình quản lý văn bản của EVNGENCO1

Là đơn vị ra đời muộn, chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2013 nhưng Tổng công ty Phát điện 1 đã kế thừa từ EVN và triển khai sử dụng hệ thống quản lý văn bản E-office 2.0 từ tháng 07/2013.  Hiện tại, Văn phòng TCT phối hợp với EVNICT- đơn vị chủ trì xây dựng, phát triển phần mềm E-office triển khai nâng cấp E-office  lên phiên bản 3.0 và áp dụng trước tại Cơ quan TCT chính thức từ ngày 14/08/2017, sau đó sẽ triển khai tại các đơn vị trực thuộc. Đây là hệ thống mang nhiều kỳ vọng, có thể thay đổi lớn về diện mạo của E-office  và công tác quản lý văn bản tại EVNGENCO1.

Giao diện mới của phần mềm E-office 3.0

Những thay đổi đột phá

E-office  3.0 vẫn thừa kế các chức năng chính từ phiên bản 2.0 như quản lý và luân chuẩn văn bản đến; phát hành văn bản đi, luân chuyển văn bản nội bộ; đăng ký lịch tuần; quản lý hồ sơ lưu trữ v.v… nhưng ở một cấp độ cao cấp hơn.
Mở trang E-office  3.0, người dùng có thể thấy nhiều tiện ích mới thể hiện trên thanh công cụ như: Hướng dẫn sử dụng, thông tin trao đổi, điện thoại hỗ trợ, cài đặt (cấu hình, đổi mật khẩu…) và đăng xuất; trong đó “Hướng dẫn sử dụng” là một tiện ích mới, giúp người dùng đọc thông tin các bước sử dụng E-office  3.0 ngay trên màn hình; chi tiết có trong phần “Hướng dẫn sử dụng” tại nút công cụ “Cài đặt”. Người dùng cũng có thể để lại thông tin cần trao đổi hoặc bấm nút gọi Quản trị mạng hỗ trợ khi gặp vấn đề với E-office 3.0. Phía bên trái màn hình thể hiện đầy đủ các chức năng: Văn bản đến, công việc, văn bản đi, văn bản nội bộ, hồ sơ tài liệu, tiện ích, lịch tuần.

Ưu việt hơn cho bộ phận Văn thư
Đối với hệ thống dành cho Văn thư, có tích hợp thêm nhiều mục để Văn thư có thể xử lý nhập văn bản đến, văn bản đi trên trang web ở bất cứ nơi đâu chứ không nhất thiết phải ngồi tại Văn phòng làm việc như trên E-office  2.0. Hệ thống cũng cho phép cài đặt tự động số hiệu văn bản đến, văn bản đi; ví dụ, với văn bản đến của Ban QLDA Nhiệt điện 3, hệ thống sẽ tự đặt số hiệu /ANĐ3; với văn bản đi, nếu chọn loại văn bản là “Báo cáo” thì số hiệu văn bản sẽ chạy tự động là /BC-EVNGENCO1 giúp công tác nhập văn bản của Văn thư nhanh và chính xác hơn. Đặc biệt, với tiện ích "Đăng ký phát hành" trực tiếp từ chuyên viên các Ban/Văn phòng, công tác nhập văn bản của Văn thư đã được giảm tải, và quan trọng nhất là theo đúng ý chủ quan của người phát hành.

Thân thiện hơn cho người dùng
Đối với hệ thống E-office  3.0 của Lãnh đạo và Chuyên viên, mở màn hình E-office  3.0, người dùng thấy hệ thống cảnh báo số lượng văn bản mới đến, hiển thị rõ mức độ văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và sắp xếp lên trên. Các văn bản chưa xử lý có màu đen đậm, đã xử lý có màu đen nhạt và văn bản quá hạn xử lý sẽ chuyển sang màu đỏ,…  Tương tự như trên E-office  2.0, hạn của văn bản được ngầm định là 14 ngày kể từ ngày đến (do Văn thư nhập lên hệ thống), nhưng với phiên bản 3.0, Lãnh đạo Ban có thể thay đổi thời hạn văn bản tùy thuộc nội dung. Tất cả những thay đổi này, tuy nhỏ nhưng tác dụng lớn, giúp người dùng có thể tùy chọn văn bản để xử lý thông tin kịp thời.
Ở mục “Quản lý công việc”, Lãnh đạo có thể tạo công việc khác nhau, đưa các nội dung công việc và giao cho các chuyên viên để cùng thực hiện. Tương tự, các chuyên viên cũng có thể tự tạo công việc cho mình để dễ quản lý, theo dõi.

Giao  diện thân thiện khi gửi Văn bản đi 

Thuận tiện khi phát hành công văn

Một điểm khác biệt nổi bật trên E-office  3.0 là các chuyên viên có thể chủ động đăng ký phát hành văn bản đi trên hệ thống một cách dễ dàng bằng tiện ích “Đăng ký phát hành”, đính kèm file văn bản đã soạn thảo với đầy đủ thông tin về độ khẩn, độ mật, Lãnh đạo duyệt, Lãnh đạo ký, trích yếu nội dung, nơi nhận… theo tính chất văn bản. Việc đăng ký điện tử này giúp Văn thư cấp số và quản lý văn bản một cách chính xác, nhanh gọn, tránh nhầm lẫn, sai sót. Phiên bản 3.0 cũng cho phép truy xuất quá trình xử lý văn bản để người dùng biết luồng luân chuyển của văn bản như thế nào, đơn vị/cá nhân nào chủ trì, phối hợp xử lý,…
Cũng liên quan đến đăng ký phát hành, nhưng với văn bản nội bộ - chỉ gửi các Ban/Văn phòng trong cơ quan Tổng công ty, E-office  3.0 cho phép các Ban/Văn phòng tự đăng ký, trình duyệt, sửa văn bản và phát hành hoàn toàn tự động, không cần qua Văn thư. Phiên bản 3.0 cũng tích hợp luôn chức năng chữ ký điện tử (ký CA – Certificate Authority), giúp Lãnh đạo Tổng công ty, Lãnh đạo Ban có thể ký văn bản (bao gồm cả ký tắt) ngay trên hệ thống và không cần bản giấy. Việc luân chuyển văn bản nội bộ trong Cơ quan TCT trên hệ thống E-office  3.0 (không phát hành bản giấy) giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, giấy tờ. Tuy nhiên, hiện tại EVNGENCO1chưa áp dụng chữ ký điện tử nên tạm thời chức năng ký CA giai đoạn đầu chưa được sử dụng.

Những tiện ích khác
Thêm nữa, chức năng lập hồ sơ công việc được làm mới so với phiên bản trước. Với chức năng này người dùng không bị giới hạn về việc tạo các ngăn, kệ hồ sơ, có thao tác kéo thả tài liệu… để quản lý hồ sơ lưu trữ. Đặc biệt, các văn bản do Ban/Văn phòng phát hành thì toàn bộ CBCNV của Ban/Văn phòng đó đều xem được văn bản của đơn vị mình, giúp công tác tìm kiếm và lưu hồ sơ văn bản được thuận tiện. CBCNV cũng có thể tìm kiếm toàn bộ văn bản đến/văn bản đi có trên hệ thống E-office  3.0 của cơ quan EVNGENCO1, tuy nhiên, để bảo mật thông tin, hệ thống chỉ cho xem những văn bản đã được Lãnh đạo chuyển đến các Ban/Phòng/cá nhân. Ngoài ra, người dùng còn có thể thống kê tình trạng xử lý văn bản của cá nhân qua các giai đoạn. Tất cả những phần tìm kiếm, thống kê, báo cáo xử lý văn bản này đều có trong phần “Tiện ích” trên hệ thống của bất kỳ đối tượng sử dụng nào.
Chức năng lịch tuần cá nhân, lịch tuần phòng ban, lịch tuần đơn vị cũng là điểm nổi bật của 3.0. Tại chức năng này, lãnh đạo Ban có thể phân công cán bộ đi họp và cho phép up tài liệu, các thành phần tham gia cuộc họp, và cũng có thể download tài liệu cuộc họp. Và nhiều Lãnh đạo/chuyên viên có thể quan tâm đến chức năng “Quản lý kết luận cuộc họp”, phần giao nhiệm vụ cho Ban của mình.
Đặc biệt, với E-office  3.0, người dùng còn được cài đặt phiên bản mobile có tích hợp gửi email, có giao diện thân thiện, dễ đọc, dễ xử lý, giúp người dùng tiếp nhận và xử lý công việc bản trên điện thoại/ ipad một cách dễ dàng.             
Ngoài ra, EVNGENCO1sẽ có thể kết nối gửi nhận văn bản qua mạng E-office 3.0 không chỉ với duy nhất EVN như hiện tại mà còn với các đơn vị trực thuộc khi các đơn vị đã xây dựng xong hệ thống này, và việc chuyển nhận văn bản sẽ trở nên nhanh chóng thuận tiện hơn bao giờ hết. Văn phòng cũng sẽ bổ sung tính năng thống kê báo cáo tình trạng xử lý văn bản qua E-office  3.0 để làm cơ sở đánh giá thành tích thực hiện công việc hàng tháng của các Ban/Văn phòng.
Với giao diện sáng sủa, bố cục chức năng phân chia rõ ràng, mạch lạc E-office 3.0 sẽ giúp tất cả các văn bản luân chuyển nội bộ trong cơ quan Tổng công ty, giữa các Ban với các Ban được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống E-office , việc này tiết kiệm được rất nhiều thời gian, giấy tờ, công sức, là tiền đề để phát triển xây dựng Văn phòng điện tử trong tương lai gần như trong Dự thảo của Tập đoàn. Có thể nói, E-office  3.0 là cầu nối giúp công tác văn phòng tại Tổng công ty hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn.
Sẽ còn nhiều mới lạ đang chờ đón ở phiên bản nâng cấp này.

 

• E-office là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính, thay vì lưu chuyển thông tin trực tiếp bằng bản giấy theo cách truyền thống.
• Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) là một trong những đơn vị triển khai ứng dụng E-office sớm nhất cả nước. Từ những năm 1995 – 2009, EVN đã áp dụng phiên bản E-office 1.0. Thời điểm đó, với việc sử dụng phần mềm này, EVN đã được các Bộ, các Tổng Công ty đánh giá là một trong những đơn vị đi đầu trong công tác ứng dụng CNTT vào công tác Văn phòng.
• Năm 2009, EVN bắt đầu xây dựng và triển khai E-office  2.0 và khi đó Văn phòng Tập đoàn là đầu mối chính trong việc ra đầu bài, đặt ra yêu cầu về nghiệp vụ để Trung tâm viễn thông và Công nghệ thông tin (EVNICT) xây dựng hệ thống phần mềm.
• Năm 2011, EVN chính thức vận hành chức năng quản lý văn bản đi theo luồng nghiệp vụ: chuyên viên đăng ký trên E-office, sau đó Văn thư cấp số văn bản đi hoàn toàn tự động trên môi trường điện tử.
• Nhờ E-office  2.0, hầu hết văn bản đến và đi đều được quản lý tự động trên môi trường điện tử, giúp công tác tra cứu, xử lý văn bản trở nên nhanh gọn, dễ dàng, thuận tiện. Tuy nhiên, sau hơn 4 năm sử dụng, phần mềm E-office  2.0 đã bộc lộ nhiều hạn chế. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa phiên bản 2.0, phần mềm E-office 3.0 đã được xây dựng, tạo bước đột phá về công nghệ cũng như sự tương tác cao với người sử dụng và đã được áp dụng tại EVN từ tháng 11/ 2016.

Phạm Thị Xuyến (Văn phòng)

<< Quay lại

Tin tức khác