Các nghi thức ửng xử cụ thể

PHẦN IV - CÁC NGHI THỨC ỨNG XỬ CỤ THỂ

1. Văn hóa chào hỏi:
1.1  Văn hoá chào
+ Hãy đứng lên khi gặp gỡ một ai đó: Đứng với tư thế đĩnh đạc, mắt nhìn thẳng người đối diện thể hiện sự tôn trọng.
+ Mỉm cười: Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào. Hãy luôn đặt nụ cười trên môi khi gặp gỡ và trò truyện với khách hàng và đối tác.
+ Thể hiện sự giao tiếp bằng mắt: Hãy nhìn trực diện vào mắt người đối diện (như muốn nói với họ biết sự tập trung sự chú ý và quan tâm đến những gì họ nói), ánh mắt thân thiện thể hiện thiện chí.
+ Chủ động giới thiệu bản thân: Hãy nói với họ bạn là ai. Đừng đứng im và yên lặng như thể ai đó có nhiệm vụ phải giới thiệu họ với bạn trước.
+ Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu.
+ Thứ tự ưu tiên chào: Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại; Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước.

1.2. Văn hoá bắt tay
+ Khi bắt tay, hãy nhìn thẳng vào mắt người đối diện.
+ Mỉm cười khi bắt tay.
+ Phải đứng khi được giới thiệu với một người khác.
+ Bắt tay bằng tay phải. Hãy nhớ chuyển cặp, giấy tờ, đồ uống hay điện thoại sang tay trái trước khi gửi lời chào của bạn qua cái bắt tay.
+ Bạn phải đứng thẳng và đối diện hoàn toàn với người kia.
+ Bắt tay với tư thế bình đẳng (phụ nữ có thể ngồi) hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau. Chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự nồng ấm thân thiết.
+ Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Khi ở vị trí xã hội thấp hơn, cần chờ đối tác chìa tay trước.
+ Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay.
+ Không tỏ thái độ khúm núm, dù đối tượng là nhân vật quan trọng đến mức nào.
+ Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc lia lịa, kèm theo cười nói oang oang, huênh hoang, toe toét, giơ cả hai tay.
+ Phải nắm chắc tay, đặc biệt nếu bạn là phụ nữ. Phụ nữ với cái nắm tay chặt, không phải siết mạnh, sẽ để lại ấn tượng tốt hơn và được đánh giá là người tự tin, quyết đoán.
+ Giữ tay của người kia một vài giây thay vì nắm hờ và bỏ ra ngay. Làm như vậy sẽ mang đến cảm giác gần gũi, thân thiết hơn.
+ Khi bắt bằng tay phải, tay trái của bạn nên chạm nhanh vào khuỷu tay của người đối diện. Hành động này bổ sung vào sự chân thành và ấm áp của lời chào hỏi.
+ Hãy bắt đầu nói trước khi buông tay, như “Rất hân hạnh được gặp  anh/chị”…
+ Khi buông tay, không nên nhìn xuống dưới bởi nó được coi là dấu hiệu của sự phục tùng, hạ thấp bản thân.
+ Bắt hai tay: Bắt tay kiểu này cũng diễn ra hệt như kiểu trước nhưng nắm cả tay trái. Cách bắt tay này làm tăng diện tích tiếp xúc cơ thể và chỉ nên được sử dụng khi có mối liên hệ cá nhân hay tình cảm với người bắt tay, còn không nó sẽ có cảm giác không chân thành và bị kiểm soát. Vì lí do này nó còn được gọi là kiểu bắt tay chính trị.
+ Bắt tay quyền lực: Cách bắt tay này thường là dấu hiệu của quyền lực. Quay lòng bàn tay hướng xuống có ý thể hiện việc kiểm soát, trong khi quay lòng bàn tay lên trên có ý thể hiện sự chấp nhận kiểm soát.
+ Hãy luôn nhớ rằng mục đích của cái bắt tay trong công việc là chào hỏi, tạm biệt, thể hiện sự chúc mừng hay nhất trí về một vấn đề gì đó. Vì thế, phải thực hiện nó bằng sự ấm áp, thân thiện và chân thành.

1.3. Văn hoá giới thiệu và tự giới thiệu
* Giới thiệu
+ Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao.
+ Giới thiệu tên đi kèm theo chức vụ.
+ Giới thiệu người trong cơ quan trước với đối tác/người mới đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ, tuổi tác).
* Tự giới thiệu
+ Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn về tên, bộ phận làm việc tại EVNGENCO 1.
+ Tránh rườm rà.
+ Thái độ khi giới thiệu: lịch sự, khiêm nhường.

1.4. Văn hoá trong sử dụng danh thiếp
* Sử dụng danh thiếp
+ Cần chuẩn bị trước một ít danh thiếp để khi mới gặp lần đầu có thể trao được danh thiếp ngay/khi đến buổi tiếp khách.
+ Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm, có thể dùng để thăm hỏi, cảm ơn.
+ Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn.
+ Không viết những thông tin khác trên danh thiếp.
+ Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của EVNGENCO 1.
* Cách trao, đổi danh thiếp:
+ Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước.
+ Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện.
+ Đứng lên khi đưa danh thiếp, đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể lưu nhớ luôn dễ dàng mọi thông tin sau khi nhận.
+ Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.
+ Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.
+ Nếu cần thiết, hỏi thông tin về cách phát âm tên hoặc bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp.
+ Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất.
+ Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.
+ Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp.
+ Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải.

2. Văn hóa làm việc
2.1. Văn  hóa  trang phục khi làm việc
+ Mọi CBCNV tuân thủ mặc đồng phục theo quy định thống nhất trong toàn EVNGENCO 1. Nhất thiết phải đeo thẻ tên trong thời gian làm việc và trong giao dịch công tác.
+ Trường hợp không bắt buộc phải mặc đồng phục thì yêu cầu:  Trang phục gọn gàng lịch sự, không quá rườm rà, quá lòe loẹt.
+ Với đồ sơ mi: Áo có cổ.
+ Với váy: Kín đáo, không bó quá sát người, không quá ngắn.
+ Sử dụng giầy hoặc dép có quai.

2.2 Văn hóa nơi làm việc
+ Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch đẹp, văn minh. Chấp hành tốt mọi nội quy, quy chế của cơ quan hoặc nơi làm việc.
+ Sắp xếp các vật dụng, dụng cụ và thiết bị làm việc một cách khoa học gọn gàng ngăn nắp, đảm bảo an toàn vệ sinh và phòng chống cháy nổ.
+ Không tự ý sử dụng tài liệu, đồ dùng cá nhân của người khác khi chưa có sự đồng ý, cho phép.
+ Tuyệt đối không ăn vặt, hút thuốc lá trong giờ/phòng làm việc.
+ Không tụ tập, tán gẫu ồn ào làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh.
+ Nên gõ cửa trước khi vào, đóng cửa khi đi ra.
+ Có ý thức tiết kiệm điện:
- Điều hòa luôn để ở chế độ hợp lý (25oC~26oC).
- Tắt các thiết bị văn phòng sử dụng điện nếu thấy không cần thiết khi ra khỏi phòng hay khi hết giờ làm việc.
+ Có ý thức sử dụng tiết kiệm nguồn nước sinh hoạt.
+ Trong quá trình làm việc luôn nêu cao ý thức tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng tài sản, vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm...

2.3. Văn hóa khi làm việc
+ Đi/về đúng giờ quy định của EVNGENCO 1.
+ Khi đi công tác: Đảm bảo đúng thời gian, không chậm trễ, lề mề gây phiền phức cho người cùng đi.
+ Trường hợp đột xuất nghỉ hoặc đến muộn phải báo cáo với cán bộ quản lý trực tiếp.
+ Chào/hỏi khi đến/về với thái độ văn minh lịch sự.
+ Không uống ruợu, bia trong giờ làm việc; không uống các nước có chất kích thích, đồ có men trong giờ nghỉ trưa để có ý thức kiểm soát được mọi hành vi của mình và không ảnh hưởng đến công việc buổi chiều và ảnh hưởng đến mọi người xung quanh.
+ Lời nói nhẹ nhàng, ngắn gọn, truyền cảm, tránh cắt ngang lời người khác nói.
+ Thái độ nghiêm túc khi làm việc, nhiệt tình cởi mở khi được trao đổi ý kiến.
+ Luôn có tinh thần trách nhiệm khi làm việc.

2.4. Văn hóa ứng xử, giao tiếp
* Với đối tác: Tuyệt đối trung thành với khẩu hiệu “Hợp tác cùng phát triển”.
+ Chào hỏi - Giới thiệu tên - Vị trí công tác.
+ Thái độ cư xử lịch thiệp, hòa nhã, đúng nghi thức và phù hợp về hình thức.
* Với khách hàng: Tuyệt đối trung thành với khẩu hiệu “Khách hàng là sự tồn tại của chúng tôi”.
+ Chào hỏi với thái độ chuẩn mực, có văn hóa.
+ Giao tiếp lịch sự, thái độ ân cần cởi mở, biểu hiện sự thân thiện, tôn trọng khách hàng.
+ Giải thích rõ ràng, không vòng vo, không đùn đẩy trách nhiệm.
+ Không biểu lộ các vấn đề cá nhân trong quá trình giao tiếp.
*  Với cấp trên:
+ Luôn có thái độ cầu thị, chân thành.
+ Lời nói nhẹ nhàng thể hiện sự tôn trọng, lễ phép với cấp trên.
*  Với cấp dưới:
+ Luôn lắng nghe và chia sẻ tạo bầu không khí vui tươi thoải mái.
+ Tôn trọng cấp dưới, tạo mọi điều kiện để cấp dưới có thể phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
*  Với đồng nghiệp:
+ Luôn chân thành, cởi mở, vui vẻ, hòa nhã.
+ Tôn trọng đồng nghiệp, biết kính trên nhường dưới.

2.5 Văn  hóa điện thoại
* Văn hóa nghe điện thoại:
+  Đối với điện thoại cá nhân (điện thoại di động):  Để chuông vừa nghe tránh làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh; không nói to, cười lớn. Diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu. Khi họp để chuông ở chế độ rung. Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, trường hợp bất đắc dĩ cần ra khỏi phòng họp để nghe.
+  Đối với điện thoại cơ quan (điện thoại bàn):  Để chuông vừa phải, không trả lời muộn quá 3 hồi chuông. Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alô + tên đơn vị/tên mình + xin nghe. Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời người khác nói. Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác khi biết người ta định nói gì trước.
* Văn hóa gọi điện thoại:
+  Đối với điện thoại cá nhân (điện thoại di động): Nên nói ngắn gọn, rõ ràng không làm ảnh hưởng đến người xung quanh, giọng truyền cảm để người nghe hiểu được ý mình định nói.
+ Đối với điện thoại cơ quan (điện thoại bàn): Câu đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh, giọng nói ngắn gọn, rành mạch, truyền cảm để người nghe hiểu được ý mình định nói.
Khi Nghe hoặc Gọi điện thoại: Không nên tranh cãi qua điện thoại, luôn luôn giữ thái độ bình tĩnh, hòa nhã. Nếu không thể giải quyết qua điện thoại nên gặp trực tiếp để trao đổi.

3. Văn hóa hội họp
3.1. Văn hóa giờ giấc
+ Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
+  Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.

3.2. Văn hóa lắng nghe
+  Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.
+ Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
+  Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại…
+ Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp.
+ Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.

3.3. Văn hóa phát biểu
+ Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu.
+ Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến.
+ Tránh ngắt lời người khác.

3.4. Văn hóa điện thoại
+ Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh
+ Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, trường hợp cần thiết chỉ nghe điện thoại khi thoả mãn 2 điều kiện:
- Người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu.
- Không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
+ Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 5 phút.

3.5. Văn hóa trong cuộc họp
3.5.1. Trong các buổi họp có đối tác:
+ Lãnh đạo cao nhất của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi vào ghế chủ toạ.
+ Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo.
+ Người quan trọng thứ hai của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi phía bên tay phải của lãnh đạo cao nhất.
+ Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác.
+ Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).

3.5.2. Trong các buổi họp nội bộ:
+ Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào
+ Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo.
+  Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo.
+  Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).

3.5.3. Văn hóa trang phục:
+ Trang phục sạch sẽ, chỉnh tề phù hợp với nội dung cuộc họp.
+ Đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ.

4. Đi công tác
4.1. Văn hoá giờ giấc
+ Luôn có mặt trước khi chuyến đi công tác bắt đầu tổi thiếu 3-5 phút để mọi người trong đoàn công tác nắm được số lượng người có mặt. Hiểu rõ được mục đích của chuyến đi công tác và chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến những vấn đề mà đoàn công tác sẽ làm việc.
+ Nếu đột xuất không thể tham dự đoàn công tác được vì lý do chính đáng phải báo cáo ngay với Trưởng đoàn hoặc người giữ chức vụ cao nhất trong cơ quan có mặt trong chuyến đi công tác đó.

4.2. Văn hóa ngồi trong ô tô
+ Người có chức vụ cao nhất ngồi bên phải hàng ghế sau của xe, tiếp đó là người quan trọng thứ 2 ngồi ở vị trí tay trái người lãnh đạo cao nhất. Trường hợp đặc biệt có thể xếp ba người ngồi ghế sau nhưng người ngồi giữa là người có chức vụ thấp hơn so với hai người ngồi bên cạnh.
+ Cán bộ nhân viên hoặc thư ký, phiên dịch viên đi cùng ngồi ghế cùng hàng với lái xe. Cán bộ nhân viên đi cùng (trừ phụ nữ) khi xe dừng, xuống xe trước và mở cửa cho lãnh đạo.
+ Lãnh đạo có phu nhân đi cùng thì phu nhân ngồi ở vị trí danh dự, lãnh đạo ngồi bên tay trái phu nhân và khi dừng xe cán bộ đi cùng (trừ phụ nữ) xuống trước mở cửa xe cho phu nhân xuống trước, sau đó lãnh đạo xuống sau.
+ Trong chuyến đi công tác, nên ngồi đúng vị trí đã được sắp xếp, có thái độ văn minh, lịch sự tôn trọng mọi người xung quanh.
+ Tuyệt đối không hút thuốc lá trong ô tô.

5. Văn hóa ăn uống (tham dự tiệc và tổ chức tiệc)
+ Tuỳ theo nội dung buổi tiệc được mời để lựa chọn trang phục cho phù hợp đáp ứng được tiêu chí trang phục: Lịch sự, trang nhã và thoải mái để tự tin trong giao tiếp.
+ Lựa chọn vị trí ngồi phù hợp và tương xứng với địa vị của các khách mời xung quanh.
+ Tham gia vào bữa tiệc phải ngồi với tư thế đàng hoàng, tự nhiên tạo nên phong thái tự tin và tự chủ trong mọi hành động của mình.
+ Khi ăn, không dùng tay bốc trực tiếp vào thức ăn.
+ Thức ăn phải được đặt vào bát hoặc đĩa riêng rồi mới được ăn. Tuyệt  đối không gắp thức ăn trực tiếp đưa vào miệng. Nên ăn nhẹ nhàng và tế nhị, tránh gây tiếng động trong lúc nhai thức ăn.
+ Không gác đũa ngang bát đĩa ăn (tránh phong tục tập quán của từng vùng miền) nên gác đũa vào dụng cụ gác đũa. Những động tác: húp canh xì xụp, nhai nhồm nhoàm, gặm và nhè xương bừa bãi, dùng đũa của mình gắp thức ăn cho khách … sẽ tạo ra những hình ảnh thiếu văn hoá gây mất cảm tình, mất tác phong.
+ Để nhân viên phục vụ dọn bát, đĩa đã dùng xong. Không tự ý đẩy sang bên cạnh phía khách ngồi hoặc sắp xếp lại bàn tiệc.
+ Không ép khách cùng dự tiệc uống các loại đồ uống có men và nồng độ cồn cao, đặc biệt là những vị khách giữ cương vị lãnh đạo cấp trên, lãnh đạo các cấp Bộ, Ngành, những vị khách là đối tác trong công việc, là người nước ngoài … Bản thân không được uống quá nhiều dẫn đến những hành động làm mất tác phong, tư cách …
+ Tránh tình trạng không giao tiếp, chỉ chú tâm vào việc ăn uống. Cần chú ý, quan sát tế nhị bàn tiệc để làm chủ trong mọi tình huống.
+ Hoà nhập, nói chuyện vui vẻ, cởi mở và thân thiện trong mọi chủ đề. Tránh việc vừa nhai thức ăn vừa nói gây mất vệ sinh, mất mỹ quan. Không bàn bạc quá sâu vào vấn đề riêng tư, chính trị … tránh tiết lộ bí mật của cơ quan mình.
+ Khi có điện  thoại, có việc muốn ra ngoài phải nhẹ nhàng đứng lên đi ra ngoài. Không gây tiếng động khi xê dịch ghế ngồi, không gây chú ý cho người khác.
+ Sử dụng khăn ăn nhẹ nhàng và kín đáo khi đã dùng xong bữa. Gấp phần khăn dính thức ăn, son môi … vào phía trong. Khi dùng tăm phải dùng tay còn lại che miệng. Quan sát chung bàn tiệc để không kết thúc quá nhanh hoặc quá chậm so với mọi người.
+ Kết thúc bữa tiệc, cần bắt tay chào tạm biệt khách cùng dự và không quên nói lời tạm biệt, cám ơn chủ tiệc./.

Tin tức khác