1. Tiêu đề
Mỗi ngày chúng ta nhận được rất nhiều e.mail, vì vậy tiêu đề là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn e.mail của mình nhanh chóng được đọc. Đa số chúng ta thường không nhận ra được tầm quan trọng của tiêu đề trong e.mail, nên thường có thói quen đặt tiêu đề cho có. Rất nhiều trường hợp còn để tiêu đề trống, điều này sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu. Một tiêu đề thư nên ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung của e.mail. Nếu e.mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề. Tiêu đề nên viết không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp người nhận không đọc được. Ngoài ra, bạn cũng cần phải thay đổi tiêu đề cho phù hợp với từng nội dung, để người nhận không bị nhầm lẫn giữa mail cũ và mail mới nếu nội dung đó có thay đổi, chỉnh sửa.
2. Cấu trúc email
Một e.mail luôn được xây dựng trên 3 phần chính cho dù dài hay ngắn.
- Lời chào mở đầu: thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận mail, ngoài ra nó cũng là một phép lịch sự. Ví dụ: Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị…
- Nội dung: Nội dung email nhắc đến vấn đề mà bạn muốn trao đổi và đưa ra ý kiến, đề nghị của mình. Nội dung email cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn, trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài câu. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để chắc chắn nội dung email của bạn được soạn thảo chính xác nhất, nếu không người nhận sẽ cho rằng bạn không quan tâm và thiếu tôn trọng họ hoặc có thể người đọc sẽ đặt câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn.
- Kết thúc: Cuối mail sẽ là câu kết và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc mail, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Luôn kết thúc email bằng một câu chào hay lời chúc. Ví dụ: “Regards” hoặc “Your faithfully” hoặc Thân mến; Chúc bạn một ngày tốt đẹp…
3. Chữ ký
Chữ ký giúp bạn tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận mail trong việc phản hồi. Luôn kết thúc email với tên, chức vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại (kể cả email và số điện thoại nội bộ), fax, địa chỉ cơ quan.
4. Điền email của người nhận sau cùng
Kinh nghiệm cho thấy, bạn nên để địa chỉ email của người nhận điền sau cùng, trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các nội dung, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu. Kiểm tra xem bạn đã nói rõ những nội dung cần nói? Giọng điệu email của bạn ra sao? Bạn đã đính kèm tài liệu muốn gửi chưa? Nếu bạn điền địa chỉ người nhận đầu tiên, một sơ sót nào đó sẽ khiến lá thư của bạn được gửi đi khi chưa hoàn thành và bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại được.
5. Trả lời mail
Nếu bạn nhận được một e.mail và cần phải trả lời nhưng bạn chưa có thời gian, hãy gửi một e.mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e.mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời một cách chính thức. Khi không thể check mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn nên thiết lập chế độ gửi e.mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
6. Thận trọng với các file đính kèm
Mở file đính kèm là một trong những điều mà đa số người nhận mail không thích, nên đừng gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vì nhiều khả năng thư sẽ bị xóa, vì người nhận sợ đó là những file có chứa virus. Hơn nữa, những file gửi kèm với dung lượng lớn cần nhiều thời gian để tải về. Vì vậy, hãy nén những file có dung lượng lớn, đặc biệt là những file ảnh. Trừ những trường hợp cần thiết hãy gửi file đính kèm. Tốt nhất hãy dán nội dung thẳng vào email.
7. Luôn cân nhắc các chức năng khi gửi email
Bạn có thể gửi email cho mọi người bằng cách điền địa chỉ e.mail của họ vào một trong 3 phần: To, Cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần này đều mang một ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ e.mail người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ e.mail của mình nằm ở đâu khi nhận được e.mail từ người khác.
+ To: E.mail này gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
+ Cc: Người gửi muốn người nhận biết thông tin này. Người nhận không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
+ Bcc: Người gửi muốn người nhận biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp người nhận muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, không nên click “Reply to all”. Tương tự, bạn cũng nên cân nhắc khi nhấn các nút “Reply”, “Reply to all”, “Forward” trong email. Đừng forward lại mail mình đã nhận đến một người khác khi mà chưa có sự đồng ý của người gửi. Như vậy, vô tình các thông tin bảo mật bị lan truyền rộng rãi vì hành động vô ý của bạn. Chỉ nên chép và dán những thông tin cần thiết vào trong một bức thư mới. Đừng “reply to all” khi bạn chỉ muốn trả lời thư cho một người trong danh sách những người được nhận.
Để email của bạn được đón nhận tốt, nên:
- Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè.
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in hoa (ABC) cho toàn bức thư.
- Không dùng ngôn ngữ @, từ lóng hoặc viết tắt trong email.
- Địa chỉ email ngắn gọn. Tránh lấy những địa chỉ email phản cảm, thiếu chuyên nghiệp.
- Luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi mail.