Ứng dụng công nghệ lưu trữ đám mây trong công việc

1.  Công nghệ lưu đám mây là gì ?

Hiểu một cách đơn giản nhất, “Đám mây” như là thiết bị lưu trữ di động của chúng ta, chúng ta có thể mở ở bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào mà có internet.

2. Lợi ích của việc lưu trữ đám mây.

  • Lợi ích lớn nhất đó là sự tiện lợi:

- Bạn có thể nhanh chóng truy cập chúng mọi lúc mọi nơi, gần như không bị phụ thuộc vào phần mềm hay phần cứng đang dùng là gì. Nếu bạn dùng ổ lưu trữ truyền thống mà để quên ở nhà thì làm sao bạn có thể lấy dữ liệu? Trong khi đó, nếu bạn dùng “Đám mây” thì bạn chỉ cần nơi đó có internet là có thể lấy dự liệu trên bất kỳ thiết bị nào (Laptop, PC, máy tính bảng, điện thoại).

- Bạn có phải là người thường xuyên sao lưu dữ liệu công việc hàng tuần, hàng tháng không ? Với “Đám mây” sẽ làm giúp bạn việc đó, nó sẽ tự động giúp bạn sao lưu dữ liệu ngay khi bạn làm xong.

- Khi bạn đang soạn thảo dở một văn bản ở cơ quan nhưng hết giờ làm việc bạn phải về nhà đón con, bạn chỉ việc để đó và khi về nhà bạn mở laptop lên và soạn thảo tiếp, hoặc bạn có thể soạn thảo trực tiếp trên Smartphone, máy tính bảng của mình.

- Khi bạn đang đi công tác mà không mang Laptop, quên điện thoại ở phòng, khi cần lấy một văn bản nào đó thì bạn làm thế nào? Rất đơn giản, bạn có thể mượn máy tính, điện thoại, …. của người khác truy cập ngay vào “Đám mây” để download về một cách nhanh tróng.

- Một ngày đẹp trời, khi bạn đang đi du lịch, sếp gọi điện bảo bạn cung cấp thông tin, hoặc gửi văn bản nào đó cho sếp ngay. Bạn phải làm gì? Rất đơn giản, bạn chỉ cẩn mở Smartphone lên và tra lại thông tin hoặc gửi file văn bản đó ngay tức thì cho sếp.

  • Tiết kiệm chi phí:

- Bạn không cần phải tốn một khoản tiền để mua ổ cứng di động hay USB nữa. Với nhu cầu dùng cơ bản thì “Đám mây” hoàn toàn miễn phí.

- Một năm bạn làm mất bao nhiêu cái USB? với “Đám mây” thì bạn chả bao giờ rơi mất được cả.

  • Sự an toàn:

- Bạn đã bao giờ rơi vào tình trạng bị đồng nghiệp chơi đểu bằng cách format ổ cứng, hay bị xóa sạch dữ liệu trong máy tính chưa? Với “Đám mây” thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì dự liệu của bạn vẫn còn lưu trữ nguyên vẹn trên “Đám mây”. Hoặc bạn bị xóa sạch dữ liệu trên “Đám mây” thì sao? Bạn không phải lo lắng vì trên “Đám mây” trong vòng 30 ngày bạn có thể khôi phục lại dữ liệu đã xóa.

- Hoặc một ngày đẹp trời, bạn đến cơ quan và bật máy tính lên thì phát hiện ổ cứng máy tính bị hỏng. Bạn chỉ việc thay ổ cứng mới và “Đám mây” sẽ giúp bạn lấy lại toàn bộ dữ liệu trên ổ cứng bị hỏng.

- Hoặc giả dụ bạn bị trộm vào nhà và bị mất laptop chứa nhiều dữ liệu quan trọng, hay bị mất chiếc điện thoại có nhiều ảnh lưu giữ kỷ niệm của bạn thì sao? Hãy coi như “của đi thay người”, bạn chỉ bị mất laptop, điện thoại thôi còn dữ liệu hay ảnh của bạn thì vẫn an toàn.

- Vậy bạn có nghĩ “Đám mây” cũng có khả năng bị hỏng không ? Bạn hoàn toàn có thể yên tâm, các dịch vụ “Đám mây” thường xuyên backup dữ liệu cho bạn. Mình không nói là an toàn tuyệt đối, vì vẫn còn đó những rủi ro như công ty đám mây dẹp tiệm hay cả data center bị cháy rụi, nhưng ít ra thì xác suất của rủi ro đó thấp hơn việc bạn tự xài thiết bị lưu trữ cứng rất nhiều.

  • Chia sẻ và cộng tác:

- Bạn có thể gửi file của bạn cho người khác một cách dễ dàng và nhanh chóng, nhất là những file có dung lượng lớn. Ngoài ra, bạn có thể trả phí để sử dụng “Đám mây” với nhiều tính năng và sự an toàn cao hơn.

- Bạn đang làm báo cáo, bạn muốn đồng nghiệp sửa báo cáo giúp bạn nhưng người đó đang ở rất xa bạn? hoặc các bạn đang làm việc nhóm? Bạn chỉ việc chia sẻ file văn bản đó cho các đồng nghiệp, người đồng nghiệp của bạn sẽ sửa trực tiếp báo cáo đó một cách dễ dàng thông qua dịch vụ “Đám mây”.

3.   Một số hạn chế và giải pháp khắc phục khi sử dụng “Đám mây”.

- Mọi thứ đều có hai mặt, lợi và hại. Vì mọi thứ liên quan đến mây hầu như đều cần kết nối Internet nên nếu kết nối chập chờn hay chậm chạp, thì việc sử dụng các dịch vụ “Đám mây” sẽ rất khó khăn.

- Việc sử dụng “Đám mây” cũng khá phức tạp đối với một số người không am hiểu về công nghệ thông tin.

- Khi bạn đang ở ngoài cơ quan, không có mạng, wifi. Bạn chỉ việc bật 3G/4G lên là mọi việc vẫn diễn ra bình thường. Với việc sử dụng mạng di động 3G/4G trên Smartphone rất phổ biến hiện này thì việc sử dụng “Đám mây” gần như diễn ra mọi lúc mọi nơi.

- Hiện nay, nhiều dịch vụ “Đám mây” có cung cấp lựa chọn lưu một phần hoặc tất cả dữ liệu trên máy tính, thường gọi là lưu offline, nó cho phép đồng bộ dữ liệu xuống và chứa trên máy tính của bạn thường xuyên và bạn vẫn có thể làm việc, mở hay truy cập chúng kể cả khi không có Internet. Lúc nào có mạng lại thì sẽ tự động đồng bộ lên sau. Bạn thậm chí có thể ra đường và cầm điện thoại gõ vài dòng văn bản ghi chú, khi nào về có Wi-Fi thì sẽ đưa văn bản đó lên mây sau, và bạn có thể tiếp tục soạn văn bản đó trên máy tính.

4.  Một số dịch vụ “Đám mây” hiện nay:

Một số dịch vụ “Đám mây” phổ biến hiện nay các bạn có thể sử dụng như: Dropbox, OneDrive của Microsoft, Google Drive, Google Photos của Google, icloud của Apple…. Hiện tại mình đang sử dụng OneDrive cho việc lưu trữ hồ sơ công việc, và Google Photos cho lưu trữ ảnh, video.

+ OneDrive là dịch vụ của Microsoft, phần mềm này tương thích rất tốt với nhiều nền tảng như: Window, Mac, IOS, Android, và ưu điểm lớn nhất là có 25Gb lữu trữ miễn phí. Với OneDrive thì bạn có thể chỉnh sửa online các file Office: Word, Excel, PP, …. một cách dễ dàng trên nền tảng Web, không cần phải cài phần mềm gì cả.

+ Google Photos thì cho phép lưu trữ ảnh, video không giới hạn dung lượng và tự động đồng bộ gần như tức thì, khi bạn chụp ảnh xong, nếu có Internet thì bức ảnh đó ngay lập tức có trên mây rồi. Google Photos tương thích tốt trên các thiết bị Andoid, còn Iphone, Ipad thì icloud tuy nhiên icloud bị giới hạn 5Gb free.

Hình ảnh sử dụng OneDrive - Dữ liệu trên máy tính, điện thoại, Web luôn đồng bộ với nhau

(Hình ảnh sử dụng OneDrive - Chỉnh sửa văn bản trên nền Web một cách dễ dàng, đơn giản)


  • Chu Tuấn Sơn (TT_BV)